参加国外展会的流程及注意事项

2025中国国际电力元件、可再生能源管理展览会

2025-09-24 ~ 2025-09-26 距离开展42天 查看详情

企业通过参加国外展会来拓展新市场，是一种非常高效的营销方式。参加海外展会不仅能接触到的意向客户，还能了解同行信息，及时把握行业发展趋势，树立公司国际形象，增加学习机会。下面重点说说参加国外展会要准备什么东西，以及参展的流程及注意事项。

一、参展前

1. 对展会的选择：

1) 先确定每年参加展会的次数和预算、目标市场划分、参展人员安排。一般来说参加一次参会，人均费用会在三万元左右，以每次国外展会至少两至三人参加、每年至少两次国外展会计，一年费用大约在十多万元人民币左右。另外考虑到要接回多少订单才能销掉这部分费用，否则久参无效，慢慢老板可能就不会支持你继续参展了。

2) 将所有行业展会详细列出，然后和同行打听哪些展会效果较好，哪些较差。

3) 通过展会网站上的参展商名单，查看同行中的龙头老大一般参与哪些展会，跟着参就行了。

4) 一般来说行业杂志上都会有一些展会清单，包括一些收费平台，都会告诉你他们发行的杂志或光碟会在哪些展会上分发，可以从中选择。贸易网站也会有清单提供，但相对来说综合展会较多，专业展会也有，却只有几个稍大一点的行业。

5) 如有精力、时间、足够的预算和人员，也可以一年选择五六个不同的展会都参一参，然后从中筛选(我一个同行就是这么干的，每年参展费用不下一百万)。

2. 提前准备制作样品、产品价格表以及产品展示用的PPT或者视频：

参展前2个月必须完成产品样本制作，完成价格表的制作，以便业务员熟悉，

当场快速报价，可避免时间紧迫造成的报价失误流失客户。制作好产品PPT或者视频演示，在展会中可以非常容易吸引客户围观，给摊位带来人气，老外也有在展厅也有凑热闹的习惯，商人的思维定势是人多围观的一定有商机。

3. 展台布置的基本原则：

· 远观效果醒目有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调;

· 展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向;

· 无论标准展位还是特型展示，都必须增加照明灯光;

· 展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角;

· 展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区，图片设计、说明性文字。

4. 熟悉参展商手册：

认真阅读参展商手册，它是展览会期间各方面的指南。这些手册内容简明易懂，里面有你所要了解的关于展览会的一切内容，比如：展览日程安排、登记程序、参展商资料、展览说明、运输服务、住房信息、广告促销信息等。

又比如说，可以让我们获悉那些国外同行也来参展，可以派人到他们摊位蹲点，获取产品情报和拦截客户索取名片。

5. 其他：

1) 提前办理好护照与签证。护照是一定要本人办理，由本人携带身份证户口本去其户口所在地的出入境管理部门申请。而签证一般可由展览公司代办，但也需要本人提供相关的材料，需要注意的是美国签证需要本人亲自去面试办理。

2) 检查物品清单表(如下图所示)

3) 一定要提前了解国家的出境入境海关的规定，什么是不允许带进的，什么是不允许带出的(需填好海关报关单后与报关物品一同交给海关人员进行检查)。

4) 机票无论是自己订好的，还是参展机构帮你订的，都要核实你的登机时间，因为出国参展的话，涉及到转机、海关及行李托运等，一定要把握好时间，误了登机就麻烦。

5) 提前制定好你的行程，到了目的地参展、布展一切都很紧凑，如果没有详尽的行程，那你的效率会很低。

二、参展中

1. 切勿乱发乱发宣传材料。不少参展企业以为宣传资料/样品尽量多发，名片尽量多拿就可以多开发客户。然并卵~

展前准备工作需要对业务员进行培训，熟悉产品性能，能够熟练地给客户演示产品操作，并学会提问专业的产品问题，让客户觉得是在和行家接触，引导客户进入谈判桌。适当和客户拍照留念，以便后期跟踪时候增强客户印象快速想起你。

2. 去其他展位拜访客户，或者出去办事，记得来回的路很重要，因为一般展馆都很大，可以在网站打印地图或者保留展会提供的手册，里面会有详细内容。

3. 尽量记得客户的名字和长相，可以通过整理名片和拍照记住。

三、参展后

1. 视展后及时客户跟踪。你以为每天撤展后就能马上回酒店休息，或者出去旅游?做当天的回忆录笔记很重要!展会结束之后，马上根据展中笔记中客户谈到的需求要点，优先处理意向明显的客户，指定回访时间表，电话邮件及时跟进，不要让客户跟踪拖的太久。

2. 做经验总结。没有一次展会会是一样的，每次展览会结束后，要尽快花时间对自己的表现进行自我评估，以便不断自我改进。

你越了解自己在展会上的表现，今后就越能够在展会中得到提高，不断提升接单率。

四、省钱小妙招

1. 摊位费：一般在两千至三千美元左右，像美国展会标摊大多为光地，展位之间仅用布帷隔开，所以还要预算搭建的费用，一般另加一千至两千美元。欧洲如收两千多欧元，则已包含地毯、板壁、前台、桌椅等基本设施。

2. 机票：如果能提前一个半月预定，费用至少能低三分之一。

3. 酒店费用：在美国，如果选择离展会稍远的二三星酒店，一般可低至四十至七十美元/晚，可通过租车来减少交通麻烦，一般车辆租金在60美元/日。两三个人则能省不少费用。提前在网上预订，则优惠更多。

4. 手机费用：一般半月时间至少预算一千五至两千人民币。最好利用当地投币电话，可省不少费用。

5. 样品运送费：这块没法省。很多展会指定运送商，从中牟利。建议先把样品弄成小包装，用TNT寄往当地朋友处，到时运到展馆门口，然后手提怀抱一一运送进去，可省去两百多美元从门口运到摊位的运送费。

6. 桌椅、地毯、海报、饰品等费用：可以在国内买好折叠轻便式，除去运费后，仍能省去不少费用。

7. 吃的费用：如果自己吃，一般以每人每餐十欧元/七美元计。最好选择自助餐，否则另须付15%至20%的小费。

8. 交通：在德国可利用展商卡免费乘坐各种交通工具，在美国可租车或与当地朋友联络接送问题。在巴黎则可利用四通八达的地铁系统。